7 «красных флагов» в 1С:ЗУП: ошибки, из-за которых учёт находится в опасности

О чём эфир: восемь ошибок учёта в 1С:ЗУП 3.1

Эфир посвящён ошибкам в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1», из-за которых учёт оказывается «в опасности». Акцент сделан на ошибках, которые формально совершает пользователь, но к которым его зачастую подталкивает сама программа: она даёт неоднозначные инструменты или не сообщает об изменениях при обновлении. Такие ошибки обычно обнаруживаются уже в момент сдачи отчётности или после неё — когда расхождение находит сама организация либо ФНС или СФР, и цена исправления оказывается высокой.

Изначально заявлено 7 ошибок, к ним добавлена восьмая — «секретная». Это лишь часть подобных ситуаций: продолжение темы вынесено на отдельные эфиры для коммерческих подписчиков — 25 июня (ошибки в кадровом учёте и расчёте зарплаты, СЭДО, перерасчёты) и 14 июля (ошибки в учёте НДФЛ и взносов).

Программа эфира (восемь ошибок):

• ЕФС-1: ошибка, из-за которой пришло требование СФР и потребовалось пересдавать сведения за несколько лет.
• Новый механизм расчёта появился в ЗУП, но многие пользователи до сих пор работают по старой схеме.
• Почему одинаковая сверхурочная работа у двух сотрудников оплачивается по-разному.
• Остаток в резервах отпусков есть, но никто не может объяснить, откуда он взялся.
• Ошибка СЭДО, которую невозможно исправить привычным способом.
• НДФЛ: красный флаг, который многие не замечают или замечают слишком поздно.
• Два одинаковых начисления: одно попало в отчётность по взносам, другое — нет.
• Секретная ошибка: один флажок в настройках, который меняет начисление зарплаты.

К эфиру подготовлена раздатка — подборка ссылок на статьи БухЭксперт по разбираемым темам. Часть статей по темам эфира на 3 дня открыта в свободном доступе для всех слушателей, остальные доступны коммерческим подписчикам.

Что такое код ОКЗ и когда он обязателен

Многие страхователи столкнулись с тем, что СФР просит пересдать сведения ЕФС-1, иногда за несколько лет. Причина — неверный код ОКЗ (код выполняемой функции). Ошибка может уже находиться в базе, но пока не проявиться: о ней узнают, когда фонд присылает уведомление о несоответствии.

ОКЗ — Общероссийский классификатор занятий (ОК 010-2014). В отчётности код выгружается в виде значения в формате «XXXX.X», где первые четыре знака — код группы занятий по ОКЗ, а пятый знак — контрольное число.

Код ОКЗ указывается в графе 6 «Код выполняемой функции» подраздела 1.1 ЕФС-1 (ранее — форма СЗВ-ТД, это аналоги). Он обязателен при кадровых мероприятиях «Приём», «Перевод», «Установление (присвоение)», «Увольнение», «Приостановление», «Возобновление», «Начало договора ГПХ» и «Окончание договора ГПХ». Таким образом, код нужно показывать при приёме, переводе и увольнении, а также по договорникам ГПХ.

Как определить ОКЗ: вид деятельности, а не наименование должности

Код ОКЗ кодирует именно занятие работника, а не его должность — это разные понятия, которые постоянно путают. В классификаторе ОКЗ для каждого элемента приведено описание, поэтому при сомнениях можно открыть описание группы занятий и выбрать более подходящее.

СФР неоднократно разъяснял в письмах: при заполнении графы «Код выполняемой функции» в первую очередь учитывают не наименование занимаемой должности, а вид трудовой деятельности работника и выполняемую им работу, закреплённую за ним трудовой функцией (обязанности). Заполнение производится в соответствии с ОКЗ, который содержит описание групп занятий с характерными работами и обязанностями.

Примеры от СФР:

• Мерчандайзер. Подходящего элемента в классификаторе должностей нет. Поскольку укладка и размещение товаров для продажи, укупорка и упаковка проданных товаров входит в обязанности помощников продавцов магазинов, в графе 6 возможно указать группу занятий «Продавцы и помощники продавцов магазинов».
• HR-специалист. Наём, комплектование рабочих мест, продвижение и вознаграждение персонала относятся к занятию «Специалисты в области подбора и использования персонала»; если же сотрудник занимается обучением персонала, выбирается соответствующая группа по обучению.

Если должность предусматривает несколько разных функций, применяется принцип, изложенный во Введении к ОК 010-2014 (МСКЗ-08):

• если занятие охватывает широкий круг трудовых функций, классификацию осуществляют по принципу приоритетности;
• когда функции связаны с различными стадиями производства и распределения товаров и услуг, приоритет отдают производственным функциям, если продажа, транспортное обслуживание или управление производственным процессом не доминируют;
• если для выполнения функций нужны подготовка различного уровня и практический опыт, занятие классифицируют по той функции, которая требует более высокого уровня квалификации.

Практический смысл правильного кода: ОКЗ попадает в электронную трудовую книжку, и новый работодатель при приёме видит, чем фактически занимался работник.

Отличие ОКЗ от классификатора должностей (ОКПДТР) и базовый код ОКЗ

ОКЗ постоянно путают с классификатором должностей ОКПДТР — названия похожи. В ОКПДТР для каждой должности указан базовый код ОКЗ, связанный с этой должностью. Однако базовый код — лишь подсказка, а не жёсткая связка: фактически работник может заниматься другим.

Например, для должности «Начальник отдела (на предприятиях, осуществляющих коммерческую деятельность)» по умолчанию предлагается занятие «Руководители служб и подразделений в сфере финансовой деятельности и страхования». Но если работник занят, например, в обрабатывающей или добывающей промышленности, ему подойдёт другой код ОКЗ — руководитель соответствующего подразделения. Вывод: выбирая код ОКЗ, нельзя полагаться только на название или код должности — важно учитывать, чем фактически занимается работник и в какой сфере.

В ЗУП 3.1 код ОКЗ задаётся в справочнике Трудовые функции (заполняется при приёме или переводе). Когда трудовая функция выбирается из ОКПДТР, базовый код ОКЗ подставляется автоматически. Если работник занимается иным, нужно вручную выбрать правильный код ОКЗ, иначе при проверке фонд может затребовать пересдачу, а сотрудник, запросив выписку из электронной трудовой, увидит занятие, которым не занимался.

Сервис подбора ОКЗ от Минтруда

Ранее коды ОКЗ искали в непроверенных справочниках или вручную в нормативно-справочных системах. Сейчас работает сервис подбора ОКЗ от Минтруда: по названию должности он подсказывает подходящие коды. Сервис только помогает подобрать варианты; окончательное решение о том, какое занятие соответствует фактической работе сотрудника, принимает страхователь.

Подробнее: Сервис подбора ОКЗ от Минтруда

Новый ОКПДТР с 2026 года и подмена кода ОКЗ при обновлении ЗУП

С 1 января 2026 года действует новый Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР): обновлена кодировка, наименования должностей приведены в соответствие с профессиональными стандартами, исключены дубли и неактуальные наименования. При этом классификатор ОКЗ не изменился — применяется классификатор 2014 года.

В ЗУП 3.1 новые коды реализованы добавлением реквизитов в справочник Трудовые функции: появился раздел «Сведения ОКПДТР (с 2026 года)» наряду с разделом «Сведения ОКПДТР (до 2026 года)»; в каждом заполняются «Код по ОКПДТР», «Категория» и «Код по ОКЗ» (релизы ЗУП 3.1.34.129 / 3.1.35.73).

Суть проблемы. Поскольку ОКЗ не менялся, код ОКЗ при обновлении меняться не должен был. Однако алгоритм обновления заложил два сценария сбоя:

• код ОКЗ мог не заполниться, если новый и старый коды не совпали;
• код ОКЗ мог подмениться — программа подставила базовый код ОКЗ из классификатора вместо ранее выбранного пользователем.

Расхождение в кодах ОКЗ приводит к ошибкам в подразделе 1.1 ЕФС-1 и отказу в приёме формы. Это происходит, например, если подать сведения об увольнении с новым ОКЗ, тогда как предыдущее мероприятие (приём) было сдано со старым кодом. Незаполнение кода также приводит к отказу: при отправке отчёта программа сообщает, что кода ОКЗ нет.

О проблеме с кодами ОКЗ БухЭксперт предупреждал подписчиков ещё в ноябре 2025 года на поддерживающем эфире, а также в декабре и январе, и выпустил подробную статью о том, как проверить и исправить такую ошибку.

Подробнее:

• Новый ОКПДТР с 2026 года (ЗУП 3.1.34.129 / 3.1.35.73)
• Таблица соответствия ОК 016-94 и ОК 016-2025

Почему ошибку сложно заметить и риск при увольнении

Ошибку трудно отследить: код ОКЗ хранится в справочнике «Трудовые функции», куда при обычной работе пользователь не заглядывает. При приёме сотрудника выбирается трудовая функция по названию, а заданный за ней код ОКЗ не виден. В описании обновления 1С подмена кода ОКЗ не упоминается, поэтому пользователь сдаёт ЕФС-1 с уже изменённым кодом, не подозревая об этом.

Более сложная ситуация — при увольнении. Если сотрудник был принят с одним кодом ОКЗ, а увольняется с подменённым, фонд примет сведения, но при последующей проверке обнаружит расхождение: работник принимался на одно занятие, а увольняется с другого, хотя перевода не было. Это приводит к уведомлению об ошибке и необходимости пересдачи.

Как проверить коды ОКЗ в справочнике «Трудовые функции»

Проверку выполняют в справочнике Трудовые функции. По умолчанию выводится новый код ОКЗ; чтобы увидеть оба кода, через изменение формы добавляют дополнительные поля старого и нового ОКЗ.

При большом количестве трудовых функций удобнее условное оформление (Настройка списка → Условное оформление): добавляют условие «Старый ОКЗ не равно» со значением из поля «Новый ОКЗ» и выделяют строки с расхождением цветом. Так визуально выделяются строки с пустым кодом ОКЗ и строки, где старый и новый коды не совпадают.

Как исправить код ОКЗ в уже сданных сведениях ЕФС-1

Если сведения с неправильным кодом ОКЗ уже переданы в фонд:

• Создаётся документ Регистрация трудовой деятельности: по команде «Исправить» в ошибочной записи указывается вместо неправильного ОКЗ правильный код.
• Формируется новый документ ЕФС-1 (подраздел 1.1), в котором будет два мероприятия: первое — отменяющее, с ошибочным кодом ОКЗ, второе — правильное, с верным кодом ОКЗ.

Прежде чем исправлять ранее сданный отчёт, стоит убедиться, что код действительно был указан неверно: на практике встречаются случаи, когда СФР рассылает уведомления об ошибках и тем страхователям, у которых ошибок нет.

Подробнее: Что делать, если СФР прислал уведомление об ошибке кода ОКЗ

Что изменилось в релизе ЗУП 3.1.36.39

В ЗУП появился новый механизм учёта ночных часов, отработанных в выходные/праздники или сверхурочно, но многие пользователи по-прежнему работают по старой схеме.

Возможность учитывать ночные часы при работе в выходные/праздники и сверхурочно существовала и раньше, но была трудоёмкой: требовалось настраивать собственный вид времени и выводить его через табель отдельно от документа «Работа в выходные и праздники».

В релизе 3.1.36.39 в документах Работа в выходные и праздники (Зарплата – Учёт времени – Работа в выходные и праздники) и Работа сверхурочно (Зарплата – Учёт времени – Сверхурочные) появилась возможность вводить интервалы времени работы и указывать, по какому виду времени отразить работу сверх нормы — дневному, вечернему или ночному.

Шаг 1. Подключить подробный ввод времени

Новые возможности не включаются автоматически — нужно установить флажки в настройке состава начислений и удержаний:

• для документа «Работа в выходные и праздники» — флажок Подробный ввод времени праздничных и выходных (вкладка «Прочие начисления»);

• для документа «Работа сверхурочно» — флажок Использовать подробный ввод времени сверхурочных (вкладка «Почасовая оплата», где также должны быть включены «Применение почасовой оплаты» и «Ночные часы»).

После установки флажков в программе создаются новые виды времени. Они могут «задвоиться», если ранее уже использовался собственный вид времени с аналогичным назначением.

Шаг 2. Проверить новые виды рабочего времени

После включения флажков в справочнике видов использования рабочего времени появляются виды «Праздники (ночное время)» и «Сверхурочно (ночное время)» — для расчёта доплаты, когда работник в качестве компенсации выбирает повышенную оплату, а также «Праздники без повышенной оплаты (ночное время)» и «Сверхурочные без повышенной оплаты (ночное время)» — когда работник выбирает отгул.

Шаг 3. Донастроить типовые виды начислений

Одних флажков недостаточно: после ввода ночных часов программа их не оплачивает, пока не донастроены начисления. На вкладке «Учёт времени» соответствующих начислений нужно подключить дополнительные новые виды времени:

• Оплата праздничных и выходных дней;
• Оплата сверхурочных часов;
• Оплата работы в праздничные и выходные дни без повышенной оплаты;
• Оплата сверхурочных часов без повышенной оплаты;
• Доплата за работу в ночное время;
• Доплата за работу в вечернее время.

На практике: если сотруднику введено 4 часа дневной и 1 час ночной работы в выходной, до донастройки оплата праздника начисляется только за 4 часа, а доплаты за ночное время нет. После добавления вида «Праздники (ночное время)» в начисление «Оплата праздничных и выходных дней» оплачивается 5 часов, а после донастройки начисления «Доплата за работу в ночное время» производится отдельная доплата за ночной час.

Какие виды времени использовать и где их вводить

Автоматическая доплата производится только по введённым видам времени. Обозначение в табеле вида «Я12Н3» автоматически не учитывается. Если донастройка через виды времени выполнена, их можно вводить либо в документе «Работа в выходные и праздники», либо в табеле — важно использовать правильные виды времени.

Подробнее: Ночные часы в документах «Работа в выходные и праздники» и «Работа сверхурочно» (ЗУП 3.1.36.39)

Почему изменение можно пропустить: версии конфигурации

Изменение легко пропустить, если организация работает на «версии длительного сопровождения», а не на «прогрессивной версии». Для 1С:ЗУП одновременно поставляются две версии конфигурации:

• Версия длительного сопровождения 3.1.34 — в ней до августа 2026 года поддерживаются только изменения законодательства и исправляются критичные ошибки, затем выпуск будет прекращён;
• Обычные (прогрессивные) версии 3.1.35, 3.1.36 и т. д. — сменяют друг друга в течение года (выпуск новой версии означает прекращение поддержки предыдущей), содержат новый функционал и исправление прочих ошибок.

Новый механизм учёта ночных часов появился только в прогрессивной ветке 3.1.36. Если организация работает на версии 3.1.34, обновления устанавливаются, но этого функционала нет, и пользователь о нём не знает. Возможна и обратная ситуация: при переходе с длительной версии на прогрессивную часть изменений из объёмного описания обновлений можно не заметить. Ежегодно (как правило, к августу) происходит принудительный переход на прогрессивную версию, так как старая перестаёт поддерживаться; по этому переходу проводится отдельный эфир. Все изменения релизов ежемесячно разбираются на поддерживающих эфирах для коммерческих подписчиков.

Новые правила оплаты сверхурочных с 01.09.2024

Два сотрудника с одинаковыми условиями (оклад 100 000, оба отработали по 2 часа сверхурочно, одинаковый процент премии) получают разную оплату за сверхурочную работу, потому что совокупная тарифная ставка определяется по-разному.

С 01.09.2024 статья 152 ТК РФ предписывает оплачивать сверхурочную работу исходя из размера заработной платы, установленного в соответствии с действующими у работодателя системами оплаты труда, включая компенсационные и стимулирующие выплаты. То есть в расчёт сверхурочных теперь нужно включать надбавки, премии и иные стимулирующие выплаты (ранее расчёт вёлся исходя из оклада).

Для реализации в ЗУП 3.1 добавлена возможность считать стоимость дня (часа) с учётом разовых начислений: на вкладке «Расчёт тарифной ставки» начисления перечисляются те выплаты, которые нужно дополнительно учесть (премии, надбавки).

Подробнее:

• В ТК РФ закрепили порядок расчёта сверхурочных с учётом премий и компенсаций с 01.09.2024
• Расчёт сверхурочных с учётом премий и надбавок (ЗУП 3.1.30.84 / 3.1.31.32)

Порядок расчёта стоимости дня (часа) с учётом разовых начислений

Стоимость дня (часа) с учётом разовых начислений складывается из двух величин:

• Шаг 1. Определяется стоимость дня/часа из «обычной» совокупной тарифной ставки (помимо оклада в неё может входить, например, плановая надбавка процентом — настраивается в настройках расчёта зарплаты).
• Шаг 2. Рассчитывается стоимость дня/часа из суммы начислений, перечисленных на вкладке «Расчёт тарифной ставки».
• Шаг 3. Итоговая стоимость дня/часа = стоимость из «обычной» совокупной тарифной ставки + стоимость из суммы начислений на вкладке «Расчёт тарифной ставки».

Подробнее: Расчёт стоимости дня (часа) в ЗУП 3.1

Практический пример: Перминов и Макеев

У обоих сотрудников оклад 100 000 и ежемесячная премия по показателям эффективности. Премия рассчитывается как максимальный процент (80 %), умноженный на коэффициент эффективности и на расчётную базу (оклад). Коэффициент эффективности каждый месяц разный, поэтому такую премию нельзя задать в плановом порядке (то есть включить в состав совокупной тарифной ставки) — она настроена как начисление, выполняемое при вводе значения показателя. В этом месяце оба сотрудника сработали с коэффициентом 1, то есть заработали максимальные 80 %. Оба отработали по 2 часа сверхурочно. Отличие одно: Макеев один день был в отпуске за свой счёт и отработал 159 часов из 167.

Перминов (отработан полный месяц, 167 часов из 167):

• оплата по окладу — 100 000, премия 80 % — 80 000;
• стоимость часа = (100 000 + 80 000) / 167 = 1 077,84432;
• оплата за сверхурочные = 1 077,84432 × 2 ч × 1,5 = 3 233,53.

Макеев — как расчёт должен был бы выглядеть (159 часов из 167):

• оплата по окладу — 95 209,58, премия 80 % — 76 167,66;
• стоимость часа = (95 209,58 + 76 167,66) / 159 = 1 077,84428 — та же, что у Перминова;
• оплата за сверхурочные = 3 233,53.

Макеев — что фактически считает ЗУП 3.1:

• стоимость часа = 1 054,89617;
• оплата за сверхурочные = 1 054,89617 × 2 ч × 1,5 = 3 164,69.

Почему так получается. Стоимость часа с учётом разовых начислений программа собирает из двух частей — из оклада и из разовых начислений (премии). Окладную часть программа считает корректно: 100 000 / 167 = 598,80 за час (тот же результат даёт и «справедливый» расчёт 95 209,58 / 159). А вот премию программа берёт в фактически начисленной сумме (76 167,66), но делит не на фактически отработанные 159 часов, а на норму месяца — 167 часов: 76 167,66 / 167 = 456,09 за час. В сумме выходит 598,80 + 456,09 = 1 054,89.

Если бы премия делилась на фактически отработанные 159 часов (76 167,66 / 159 = 479,04), стоимость часа составила бы 598,80 + 479,04 = 1 077,84 — ровно как у Перминова, и оплата за сверхурочные совпала бы. Таким образом, корень расхождения — в том, что разовая премия делится на норму времени, а не на фактически отработанное время. У сотрудника, отработавшего месяц не полностью, стоимость часа занижается, и он получает заниженную оплату за сверхурочную работу. У сотрудника, отработавшего месяц полностью (норма = факт), расхождения нет.

Ограничения механизма (три проблемы)

Это поведение разработчики 1С признают «нюансом», а не ошибкой. У механизма три ограничения:

• Квартальные и годовые премии учитываются целиком — если в месяце сверхурочной работы начислена премия за несколько месяцев, она целиком увеличит стоимость часа этого месяца.
• Учёт по месяцу начисления, а не по месяцу, за который начислено — это искажает перерасчёты: при исправлении премии за прошлый месяц оплата сверхурочных меняется в текущем, хотя сверхурочной работы в нём могло и не быть.
• Пересчёт по норме при неполном месяце — при неполностью отработанном месяце разовые начисления включаются с пересчётом не за фактически отработанное время, а за норму времени.

Из-за этих проблем типовой механизм использовать не рекомендуется. Обойти их в рамках самого механизма нельзя; альтернативные методики расчёта стоимости дня/часа существуют, но все требуют ручного труда и ежемесячного контроля.

Рекомендуемое организационное решение

Рекомендуется решить вопрос организационно: не «накручивать» сверхурочные на премию, а премию «накрутить» на оплату сверхурочных. Для процентной премии это даёт корректный результат (для премии фиксированной суммой разница незначительна). При таком подходе сверхурочные оплачиваются исходя из оклада, а премия начисляется и на оплату по окладу, и на оплату сверхурочных. Требование Трудового кодекса соблюдается, а ежемесячный ручной контроль ошибок не требуется.

Как перенастроить начисления

Оплату сверхурочных оставляют типовой (из оклада). Премию настраивают одним из способов:

• процентная премия — копируется обычная процентная премия, и на вкладке «Расчёт базы» в базу включается «Оплата сверхурочных часов» (и/или оплата праздничных);
• премия фиксированной суммой — вводятся две суммы: отдельно за обычную работу и отдельно за сверхурочную/праздничную;
• отдельное начисление — если нужно наглядно показать соблюдение новых положений ТК РФ, премия за сверхурочную работу настраивается отдельным начислением (процентом на «Оплата сверхурочных часов»).

Суть проблемы: «хвосты» в резервах

Резерв отпуска по уволенному сотруднику должен быть полностью списан в месяце увольнения. Из-за ошибок по уволенным могут «зависать» остатки резерва — «хвосты». Они искажают конечный остаток резерва, сальдо на счёте 96 и сумму признанных расходов. Автоматически «хвосты» не списываются: даже при ежемесячном начислении и переоценке резерва «хвост» остаётся, и его нужно отслеживать и исправлять.

Причина 1: нарушена последовательность ввода документов

«Хвост» остаётся, если нарушена правильная последовательность проведения документов. Правильная последовательность:

• Начисление зарплаты;
• Отражение зарплаты в бухучёте;
• Резервы по оплате труда (последний документ месяца).

Частая ошибка: сначала вводят «Резервы по оплате труда», затем «Отражение зарплаты». В этом случае резерв начисляется с минусом и списывается, а затем «Отражение зарплаты» повторно фиксирует использование резерва. В результате начальный остаток резерва списывается дважды и образуется отрицательный остаток, который зависает.

Причина 2: увольнение сотрудника задним числом

Если сотрудник уволен датой, предшествующей текущему месяцу (например, в августе оформляют увольнение датой мая), то при формировании документа «Резервы по оплате труда» за текущий месяц сотрудник в документ не попадает, и остаток резерва не списывается. Обычно по уволенным резерв списывается автоматически, но в этой ситуации сотрудник вообще не попадает в документ, и остаток зависает.

Как выявить проблему

Выявить проблему можно в отчёте Резервы по оплате труда по сотрудникам: нужно посмотреть, не висят ли в остатках уволенные сотрудники. Удобно вывести признак увольнения в наименование сотрудника или убрать уволенных в архив и отобрать по реквизиту «Сотрудник. В архиве». По уволенным виден остаток на начало и на конец, чаще всего отрицательный.

Как списать «хвосты»

Для списания используется документ Резервы по оплате труда: с типом Списание, если суммы «хвоста» положительные, или с типом Корректировка, если отрицательные. При создании документа применяется кнопка Заполнить → Заполнить уволенными: программа сама определяет, по каким уволенным сотрудникам зависли остатки, и корректирует их. После проведения остаток по уволенному сотруднику обнуляется, и сумма резерва восстанавливается корректно.

Как выглядит входящий запрос (признаки совместителя)

Ситуация: получен входящий запрос от СФР, отправлен ответ — и получена ошибка, что проактивный процесс закрыт.

Признаки во входящем запросе:

• вид договора — трудовой (дополнительно может стоять флажок «Договор ГПХ»);
• установлен флажок «Числится у нескольких страхователей»;
• метод назначения пособия — «По одному страхователю по ТД» (либо по ТД и по ГПХ);
• вид суммы заработка — «Общая сумма заработка по всем страхователям».

Почему возникает ошибка

Если сотрудник числится у нескольких страхователей, но пособие назначается только по одному страхователю исходя из заработка по всем местам работы, значит, пособие выплачивает другой страхователь, а данная организация в выплате не участвует. Поэтому ответ на запрос не требуется, а при попытке его отправить приходит сообщение с ошибкой, что проактивный процесс закрыт.

Как удостовериться: уведомление типа 107

Удостовериться можно по сообщению типа 107, которое приходит в виде документа Уведомление об изменении расчёта пособия с видом «Получен ответ от другого страхователя». Найти такие уведомления можно в разделе Кадры – Пособия – Уведомления СФР о выплате пособий; результат отражается и во «Входящем запросе СФР». В этом случае ответ не требуется — пособие (включая первые 3 дня за счёт работодателя при обычной болезни) выплатит другой страхователь.

Перенос пособий на ЕЦП: почему перестали приходить извещения СФР

Сейчас идёт перенос пособий на единую цифровую платформу (ЕЦП). После переноса извещения СФР перестали загружаться в прежнее место («Извещения СЭДО»); запросы недостающих сведений теперь загружаются в журнал Кадры – Пособия – Извещения СФР и уведомления о выплате пособий. Связанное изменение формата: в документах по выплате пособий выплаченная сумма приходит нулевой, отражается только начисленная сумма; нулевую выплаченную сумму разработчики признали ошибкой формата и планируют скрыть это поле.

Когда возникает расхождение

Возникает расхождение между доходом в расчётном листке (бухучёт) и доходом в учёте по НДФЛ (справка о доходах).

Расхождение возникает, если сумма начислений в документе Начисление зарплаты и взносов оказывается меньше, чем в документе Начисление за первую половину месяца. Возможные причины:

• перед расчётом аванса не были утверждены неявки или командировки за первую половину месяца (учтены позже), а во вторую половину месяца ничего не начислено;
• в начисление за первую половину месяца включены выплаты, которые потом рассчитаны в отдельных документах, а не в начислении зарплаты и взносов.

Как проявляется

В бухгалтерский учёт и расчётный листок попадает сумма из документа «Начисление зарплаты и взносов» (например, 80 000). В учёте по НДФЛ доход фиксируется по дате выплаты, то есть в выплаченной сумме аванса (например, 88 000). В результате в учёте по НДФЛ остаётся завышенная сумма дохода и налога: в примере доход больше на 8 000, НДФЛ — на 1 040. По сути, в аванс был выплачен неначисленный доход.

Позиция разработчиков 1С

Разработчики 1С эту ситуацию ошибкой не считают. По их пояснению, с января 2023 года доходы в виде оплаты труда отражаются в учёте по НДФЛ по дате выплаты в выплаченных размерах независимо от факта начисления в бухучёте; превышение доходов в учёте по НДФЛ над бухгалтерским не считается ошибкой и компенсируется при начислении зарплаты в последующие месяцы.

Подробнее: Описание на портале поддержки 1С (bugboard.1c.ru)

Зачёт аванса в следующем месяце и риск при увольнении

Зачёт «лишнего» дохода происходит в следующем месяце, причём не в авансе, а в начислении зарплаты за следующий месяц. Однако если сотрудник до этого уволится, будет болеть весь месяц или уйдёт в отпуск, разница никогда не зачтётся, и при увольнении расхождение между бухучётом и справкой о доходах останется. Поскольку неначисленный, хоть и выплаченный доход не является доходом сотрудника, позиция БухЭксперт — такие расхождения корректировать, приводя налоговый учёт к бухгалтерскому, не дожидаясь зачёта.

Как выявить расхождение

Быстро выявить расхождение позволяет настройка универсального отчёта для сверки БУ с учётом НДФЛ: он показывает расхождения по сумме доходов и по сумме НДФЛ. Настройку можно загрузить в любую базу ЗУП. Без отчёта можно сформировать «Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период)» и сравнить сумму облагаемых НДФЛ начислений со «Сводной справкой 2-НДФЛ за налоговый период», донастроенной с отбором по периоду взаиморасчётов; суммы должны совпасть.

Подробнее:

• Настройки универсального отчёта для сверки БУ с учётом НДФЛ
• Ошибка в ЗУП 3.1, если зарплата за месяц меньше аванса

Три способа исправления

Если расхождение признаётся ошибкой, исправить его можно тремя способами:

• Способ 1. Вернуться в Начисление зарплаты за первую половину месяца и привести его сумму в соответствие с зарплатой за месяц (выплату аванса и сумму удержанного налога не трогают). Произойдёт уменьшение дохода и исчисленного налога, образуется «мнимый» излишне удержанный налог, для которого нельзя оформить возврат НДФЛ. Документ «Начисление за первую половину месяца» не участвует в проводках и расчёте взносов, поэтому правка не приводит к серьёзным последствиям.
• Способ 2. Провести корректировки регистров документом Перенос данных (регистры учёта доходов и расчётов по НДФЛ, взаиморасчётов с сотрудниками). Способ трудоёмкий, подходит, если расхождение обнаружено позже; у документа нет операции проведения/отмены — записи убираются только удалением документа.
• Способ 3. Провести техническое начисление на сумму незачтённого аванса — сначала с плюсом, затем с минусом (вид начисления с видом времени «Дополнительная оплата за уже оплаченное время» и нужным кодом дохода НДФЛ).

Наиболее удобен Способ 1; Способ 2 стоит применять только при уверенности. Эта ошибка существует с 2023 года и не устраняется, так как разработчики её не признают.

Ситуация: компенсации за личный автомобиль и личный инструмент

Два начисления, оба не облагаются страховыми взносами, но одно попадает в РСВ, а другое — нет.

Сотруднику начислены компенсация за использование личного автомобиля и компенсация за использование личного инструмента. Обе не облагаются взносами. При формировании раздела 3 РСВ видно, что в сумму выплат попала компенсация за личный инструмент, тогда как компенсация за автомобиль в неё не попала; при этом ни одна из компенсаций в базу для исчисления взносов не вошла.

Причина: разный «Вид дохода» для страховых взносов

Причина — разные значения реквизита «Вид дохода» на вкладке «Налоги, взносы, бухучёт» в настройке начислений:

• вид дохода «Доход, не являющийся объектом обложения взносами» — в отчётность не попадает;
• вид дохода «Доход, целиком не облагаемый взносами» — в отчётность попадает.

Как правильно: объект обложения (ст. 420 НК РФ) и необлагаемые выплаты (ст. 422 НК РФ)

Любой доход, выплаченный организацией в пользу физлица (не ИП), либо является объектом обложения взносами, либо нет:

• является объектом обложения (ст. 420 НК РФ) — выплаты, связанные с трудовыми отношениями, и договоры ГПХ на оказание услуг (работ). Внутри объекта выплаты либо облагаются, либо не облагаются (необлагаемые поименованы в ст. 422 НК РФ);
• не является объектом обложения — выплаты, не связанные с трудовыми отношениями: дивиденды, подарки, выплаты по имущественным правам, по договорам аренды. В отчётности по взносам они не показываются.

Компенсации за использование личного имущества в интересах работодателя связаны с трудовыми отношениями, поэтому являются объектом обложения, но не облагаются взносами по ст. 422 НК РФ. Значит, правильный вид дохода для них — «Доход, целиком не облагаемый взносами», и они должны отражаться в отчётности. Следовательно, для компенсации за использование личного автомобиля вид дохода был настроен неверно, и его нужно изменить.

Исправление вида дохода и перепроведение документа

Перевыбор вида дохода в настройке начисления сам по себе РСВ не исправит: вид дохода фиксируется в регистре «Учёт доходов для исчисления взносов» в момент проведения документа начисления. Чтобы исправление вступило в силу, после изменения вида дохода нужно перепровести документ начисления. После этого в регистре зафиксируется обновлённый вид дохода, и РСВ заполнится корректно: сумма попадёт в начисленные выплаты, но в базу для взносов не войдёт.

Новая возможность: исправление документа «Данные для расчёта зарплаты» (ЗУП 3.1.37.49)

Начисление зарплаты может работать в разных режимах в зависимости от одного флажка в настройках. Тема связана с исправлениями и перерасчётами.

В прогрессивной ветке (релиз 3.1.37.49) появилась возможность исправлять документ Данные для расчёта зарплаты: на форме добавлена команда «Исправить» для внесения исправления с сохранением исходного документа. Например, документ по сдельным работам зарегистрирован в апреле (объём работ был 5, исправлен на 15). После исправления возникает вопрос — как пересчитать зарплату.

Как пересчитать зарплату: сервис «Перерасчёты» и документ «Доначисление, перерасчёт»

При изменении исходных данных программа регистрирует необходимость перерасчёта в сервисе Зарплата – Сервис – Перерасчёты. Оттуда можно доначислить сейчас (создаётся документ Доначисление, перерасчёт, который заполняется автоматически — программа сама определяет, по кому нужно доначисление) либо отложить до конца месяца.

Влияние флажка в настройках расчёта зарплаты

Возможность автоматического перерасчёта зависит от флажка Выполнять доначисление и перерасчёт зарплаты отдельным документом в настройках расчёта зарплаты:

• флажок снят — всё, для чего не введён отдельный документ доначисления, программа обрабатывает автоматически на вкладке «Доначисления, перерасчёты» документа «Начисление зарплаты и взносов»;
• флажок установлен — программа не выносит перерасчёты в начисление зарплаты автоматически; пользователь сам решает, что пересчитать.

В отличие от законодательных нюансов, выбор режима — вопрос удобства, последствий для отчётности он не несёт.

Тема перерасчётов: разное отражение в трёх отчётах

Тема доначислений и перерасчётов обширна (перерасчёт зарплаты, удержаний, среднего заработка, пособий; исправление и сторнирование документов; договоры ГПХ и др.). Важный нюанс: результат перерасчёта по-разному отражается в трёх отчётах — в 6-НДФЛ, в РСВ и в ЕФС-1 (раздел 2): для каждого предусмотрен свой способ, и это обосновано законодательно.

Итоги эфира

В эфире разобраны восемь ошибок учёта в 1С:ЗУП 3.1 — нормативно-программно-пользовательских, многие из которых программа провоцирует сама и о которых не сообщает в описании обновлений. По итогам слушателям доступна раздатка — подборка статей БухЭксперт по разобранным темам (часть открыта в свободном доступе на 3 дня). Продолжение разбора вынесено на эфиры для коммерческих подписчиков 25 июня и 14 июля.

Проверь себя: квиз по «красным флагам»

Закрепите материал эфира: восемь типичных ошибок учёта в 1С:ЗУП 3.1 в двух форматах — быстрый тест из 10 вопросов с мгновенным разбором и шесть рабочих кейсов с цифрами и нормами. Квиз самодостаточный и работает прямо на странице.